Gap-Analyse-Tutorial¶

1. Was ist eine Gap-Analyse?¶

Gap-Analyse ist ein strategisches Managementinstrument, das den Unterschied („Gap“) zwischen dem aktuellen Zustand und dem gewünschten zukünftigen Zustand einer Organisation ermittelt, indem beide Zustände miteinander verglichen werden.

Der Kernzweck der Analyse besteht nicht nur darin, die Lücke selbst zu finden, sondern auch in die Ursachen einzutauchen, die diese Lücke verursachen, und auf dieser Grundlage Strategien und Handlungspläne zu entwickeln, um sie zu schließen. Sie ist eine Brücke, die „wo wir sind“ mit „wohin wir wollen“ verbindet.

2. Warum Gap-Analyse verwenden?¶

Richtung klären: Hilft Organisationen dabei, den Abstand zwischen aktuellem Zustand und Zielen klar zu verstehen und bietet eine Grundlage für strategische Planung.
Ressourcen optimieren: Durch das Identifizieren von Schlüssellücken können menschliche, finanzielle und materielle Ressourcen effektiver eingesetzt werden, um Investitionen in die am meisten verbesserungsbedürftigen Bereiche sicherzustellen.
Leistungsverbesserung: Kann zur Bewertung verschiedener Aspekte wie Geschäftsprozesse, Produktleistungen und Teamkompetenzen eingesetzt werden und fördert kontinuierliche Verbesserungen.
Potenziale erkennen: Während der Lückenanalyse können neue Marktchancen oder ungedeckte Kundenbedürfnisse entdeckt werden.

3. Wie führt man eine Gap-Analyse durch? (Vier-Schritte-Methode)¶

Schritt Eins: Den aktuellen Zustand beschreiben und quantifizieren (Wo sind wir jetzt?)¶

Gesamtbeurteilung: Beurteile objektiv und realistisch die aktuelle Leistung des analysierten Bereichs. Dieser Schritt erfordert die Verwendung von Daten und Fakten, nicht von subjektiven Eindrücken.
Konkrete Kennzahlen: Beschreibe die aktuelle Situation mit messbaren Metriken. Beispiele:
- Vertrieb: Der tatsächliche Umsatz dieses Quartals betrug 800.000 $.
- Produktion: Die Akzeptanzrate von Produkt A liegt bei 95 %.
- Fähigkeiten: Nur 20 % der Teammitglieder beherrschen neue Software-Fähigkeiten.

Schritt Zwei: Den zukünftigen Zustand definieren und quantifizieren (Wo wollen wir hin?)¶

Ziele setzen: Beschreibe klar und konkret den gewünschten zukünftigen Zustand oder das Ziel, das erreicht werden soll. Ziele sollten SMART sein (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant, Zeitgebunden).
Konkrete Kennzahlen: Verwende ebenfalls messbare Metriken.
- Vertrieb: Das Umsatzziel für dieses Quartal beträgt 1.000.000 $.
- Produktion: Die Ziel-Akzeptanzrate für Produkt A beträgt 99 %.
- Fähigkeiten: Ziel ist es, dass 80 % der Teammitglieder neue Software-Fähigkeiten beherrschen.

Schritt Drei: Die Lücke identifizieren und analysieren¶

Lücke berechnen: Definiere klar die Differenz zwischen aktuellem und zukünftigem Zustand.
- Umsatzlücke: Ein Umsatzdefizit von 200.000 $.
- Produktionslücke: Eine Akzeptanzratenlücke von 4 %.
- Kompetenzlücke: 60 % der Teammitglieder benötigen Schulungen.
Ursachen erforschen: Dies ist der wichtigste Schritt. Analysiere, welche grundlegenden Ursachen zu diesen Lücken führen?
- Gründe für Umsatzdefizit: Könnte unzureichendes Marketing, ungenügende Verkaufsanreize oder Preissenkungen durch Wettbewerber sein.
- Gründe für Akzeptanzratenlücke: Könnte veraltete Ausrüstung, nicht standardisierte Arbeitsabläufe oder Qualitätsprobleme bei Rohmaterialien sein.

Schritt Vier: Einen Aktionsplan entwickeln und umsetzen, um die Lücke zu schließen¶

Lösungen sammeln: Schlage konkrete Lösungen und Maßnahmen vor, die sich auf die Ursachen der Lücken beziehen.
Priorisieren und Ressourcen zuweisen: Bewertung der Kosten, Vorteile und Machbarkeit jedes Aktionsplans, Bestimmung der Umsetzungsprioritäten und Zuweisung der erforderlichen Ressourcen.
Plan entwickeln: Definiere für jede Maßnahme klar den Verantwortlichen, den Zeitplan und die erwarteten Ergebnisse.
- Beispiel für einen Aktionsplan:
  1. Maßnahme: Starte eine neue Runde digitaler Marketingkampagnen. Verantwortlich: Marketingabteilung. Frist: Ende des nächsten Monats.
  2. Maßnahme: Überarbeite das Provisionssystem für den Vertrieb. Verantwortlich: Personalabteilung. Frist: Anfang des nächsten Quartals.
  3. Maßnahme: Schulung aller Produktionsmitarbeiter in Arbeitsabläufen. Verantwortlich: Produktionsabteilung. Frist: Innerhalb der nächsten drei Wochen.

Durch die systematische Durchführung einer Gap-Analyse können Organisationen sicherstellen, dass ihre Bemühungen mit strategischen Zielen übereinstimmen und so kontinuierliches Wachstum und Verbesserung erreicht werden.