Anleitung zur Gemba-Walk-Methode¶

1. Was ist ein Gemba Walk?¶

Gemba Walk ist eine zentrale Managementpraxis, die aus dem japanischen Lean Manufacturing stammt. „Gemba“ (現場) bedeutet auf Japanisch „der reale Ort“, an dem Wertschöpfung stattfindet, wie z. B. eine Produktionslinie, eine Krankenhausstation oder ein Büro für Softwareentwicklung.

Ein Gemba Walk ist keine einfache Tour oder Inspektion, sondern eine strukturierte und zielgerichtete Aktivität, bei der man tief in den tatsächlichen Arbeitsplatz eintaucht. Führungskräfte besuchen den Arbeitsort persönlich und erlangen durch Beobachten, Fragen nach dem Warum und Respekt zeigen ein tiefes Verständnis der Arbeitsprozesse, erkennen Verbesserungspotenziale und stärken die Handlungsfähigkeit der Mitarbeitenden vor Ort.

2. Warum zum „Gemba“ gehen?¶

Traditionelles Management verlässt sich oft auf Berichte, Meetings und Daten. Diese Informationen sind jedoch häufig gefiltert und verzögert. Der Kernwert eines Gemba Walks liegt darin:

Erstinformationen erhalten: Die Prozesse direkt beobachten und Verschwendung (Muda), Ungleichmäßigkeit (Mura) und Überlastung (Muri) erkennen, die in Berichten nicht sichtbar sind.
Die realen Prozesse verstehen: Die Lücke zwischen den Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und der tatsächlichen Umsetzung kennenlernen.
Kommunikation und Vertrauen fördern: Durch direkten Austausch mit den Mitarbeitenden zeigen Führungskräfte Respekt für deren Arbeit und bauen Vertrauen auf.
Probleme sofort erkennen: Probleme erkennen, sobald sie auftreten, statt zu warten, bis sie sich zu größeren Krisen entwickeln.
Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung (Kaizen) fördern: Alle Mitarbeitenden ermutigen, aktiv an der Problemerkennung und -lösung teilzunehmen.

3. Drei Schlüsselelemente eines Gemba Walks¶

Ein effektiver Gemba Walk umfasst folgende drei Kernelemente:

Go and See
- Ziel ist nicht zu überwachen oder zu beurteilen, sondern zu verstehen.
- Den Wertstrom beobachten: Beobachten, wie ein Produkt oder eine Dienstleistung von Anfang bis Ende entsteht.
- Auf den Prozess fokussieren, nicht auf das Zuweisen von Schuld an Einzelpersonen.
Fragen Sie nach dem Warum
- Offene Fragen stellen, beginnend mit „Was“, „Wie“, „Warum“, statt geschlossener Fragen mit „Ja/Nein“-Antworten.
- Das Ziel von Fragen ist es, Klarheit zu schaffen und zu verstehen, nicht die Mitarbeitenden zu testen oder herauszufordern.
- Kann mit der Methode der „Fünf Warums“ kombiniert werden, um die Ursachen von Problemen zu erkennen.
Zeigen Sie Respekt
- Glauben Sie, dass die Mitarbeitenden vor Ort die Experten für ihre Arbeit sind.
- Hören Sie aufmerksam ihren Ideen, Bedenken und Vorschlägen zu.
- Bedanken Sie sich für ihre Zeit und die geteilten Informationen.
- Merken Sie sich: Ein Gemba Walk ist kein Instrument, um Fehler zu finden und Mitarbeitende dafür zu bestrafen.

4. Wie führt man einen effektiven Gemba Walk durch?¶

Schritt Eins: Planung und Vorbereitung¶

Thema und Ziel festlegen: Nicht ziellos herumwandern. Legen Sie für jeden Gang ein klares Thema fest, z. B. „Sicherheitsrisiken“, „Engpässe in der Produktion“, „Materialverschwendung“ oder „Effektivität der Einarbeitung neuer Mitarbeitender.“
Das Team informieren: Informieren Sie die betroffenen Teams rechtzeitig darüber, dass Sie kommen werden, und teilen Sie ihnen das Thema des Walks mit. Dies hilft, ihre Anspannung zu reduzieren und sie auf den Besuch vorzubereiten.

Schritt Zwei: Durchführung des Walks¶

Dem Wertstrom folgen: Beobachten Sie entlang des Weges, auf dem ein Produkt oder eine Dienstleistung entsteht.
Beobachtung fokussieren: Beobachten Sie genau die Prozesse, Werkzeuge, Umgebung und Interaktionen der Mitarbeitenden.
Tiefgehende Fragen stellen:
- „Können Sie mir zeigen, wie dieser Prozess abläuft?“
- „Was ist das Ziel dieses Arbeitsschritts?“
- „Sind Ihnen hier Schwierigkeiten aufgefallen?“
- „Wenn Sie etwas ändern könnten, was würden Sie sich wünschen?“
Beobachtungen dokumentieren: Nutzen Sie ein Notizbuch oder eine Kamera, um Ihre Beobachtungen und Erkenntnisse festzuhalten. Vermeiden Sie es jedoch, während des Gesprächs ständig aufzuschreiben; halten Sie Augenkontakt.

Schritt Drei: Nachbereitung und Reflexion¶

Notizen ordnen: Organisieren Sie Ihre Beobachtungsnotizen unmittelbar nach dem Walk.
Erkenntnisse mit dem Team teilen: Teilen Sie Ihre Beobachtungen und Einsichten mit dem gesamten Team (auch Führungskräfte einbeziehen).
Mitarbeitende stärken, nicht anleiten: Bieten Sie nicht sofort Lösungen an. Der beste Ansatz ist, das Team dabei zu unterstützen, Probleme selbst zu erkennen und Lösungen vorzuschlagen. Sie können fragen: „Haben Sie gute Ideen zur Lösung des Problems, das wir gerade gesehen haben?“
Maßnahmen ergreifen und nachfassen: Unterstützen und begleiten Sie die Umsetzung der vom Team vorgeschlagenen Verbesserungen. Kleine Verbesserungen sollten möglichst schnell umgesetzt werden, um positive Dynamik aufzubauen.

5. „Gemba Walk“-Checkliste der „Nicht-Tu’s“¶

Vermeiden Sie es, Mitarbeitende vor Ort zu tadeln oder zu kritisieren.
Vermeiden Sie es, vor Ort sofort Lösungsvorschläge zu machen oder Prozesse zu ändern.
Vermeiden Sie es, den Walk als Grundlage für individuelle Leistungsbewertungen zu verwenden.
Vermeiden Sie es, nur mit Vorgesetzten zu sprechen und die Mitarbeitenden vor Ort zu ignorieren.
Vermeiden Sie es, ohne klares Ziel durchzuführen.

Durch die konsequente Durchführung effektiver Gemba Walks können Führungskräfte das „Elfenbeinturm-Büro“ verlassen und zu echten Katalysatoren für kontinuierliche Verbesserung in der Organisation werden.