Tutorial sobre el Método de Gestión Gemba Walk

1. ¿Qué es un Gemba Walk?

Gemba Walk es una práctica fundamental de gestión originada en la fabricación Lean japonesa. "Gemba" (现场) en japonés significa "el lugar real", donde se crea valor, como puede ser la línea de producción de una fábrica, una sala de hospital o una oficina de desarrollo de software.

Un Gemba Walk no es un simple recorrido o inspección, sino una actividad estructurada y con propósito que consiste en sumergirse profundamente en el lugar real de trabajo. Los gerentes van personalmente al lugar de trabajo y, a través de observar, preguntar por qué y mostrar respeto, logran una comprensión profunda de los procesos de trabajo, identifican oportunidades de mejora y empoderan a los empleados de primera línea.

2. ¿Por qué ir al "Gemba"?

La gestión tradicional suele depender de informes, reuniones y datos. Sin embargo, esta información suele estar filtrada y retrasada. El valor fundamental de un Gemba Walk radica en:

• Obtener información directa: Ver en persona cómo funcionan los procesos, descubrir desperdicio (Muda), irregularidades (Mura) y sobrecarga (Muri) que no pueden reflejarse en los informes.
• Entender los procesos reales: Aprender la diferencia entre los procedimientos operativos estándar (SOPs) y las operaciones reales.
• Promover la comunicación y la confianza: Al comunicarse directamente con los empleados de primera línea, los gerentes demuestran respeto por su trabajo y construyen confianza.
• Identificar problemas inmediatamente: Reconocer problemas en cuanto surgen, en lugar de esperar a que se conviertan en crisis mayores.
• Fomentar una cultura de mejora continua (Kaizen): Incentivar a todos a participar en el proceso de identificación y resolución de problemas.

3. Tres elementos clave del Gemba Walk

Un Gemba Walk efectivo debe incluir los siguientes tres elementos fundamentales:

1. Ir y ver

   • El propósito no es supervisar ni juzgar, sino comprender.
   • Observar la Cadena de Valor: Observar cómo se crea un producto o servicio desde el inicio hasta el final.
   • Centrarse en el proceso, no en culpar a individuos.

2. Preguntar por qué

   • Hacer preguntas abiertas, que comienzan con "qué", "cómo", "por qué", en lugar de preguntas cerradas de "sí" o "no".
   • El propósito de hacer preguntas es aclarar y comprender, no probar o desafiar a los empleados.
   • Se puede combinar con los "Cinco Porqués" para explorar las causas raíz de los problemas.

3. Mostrar respeto

   • Creer que los empleados de primera línea son los expertos más capacitados en sus puestos.
   • Escuchar cuidadosamente sus ideas, preocupaciones y sugerencias.
   • Agradecerles por su tiempo y la información compartida.
   • Recuerda: Un Gemba Walk no es una herramienta para encontrar y castigar a empleados que cometen errores.

4. Cómo realizar un Gemba Walk eficaz

Paso Uno: Planificar y preparar

• Determinar el tema y el propósito: No caminar sin rumbo. Establecer un tema claro para cada recorrido, como "peligros de seguridad", "cuellos de botella en producción", "desperdicio de materiales" o "efectividad del entrenamiento de nuevos empleados".
• Informar al equipo: Notificar con anticipación a los equipos relevantes, dejándoles saber que los visitarás y cuál será el tema del recorrido. Esto ayuda a reducir su ansiedad y les permite prepararse.

Paso Dos: Realizar el recorrido

• Seguir la Cadena de Valor: Observar a lo largo del camino por el cual se crea un producto o servicio.
• Centrarse en la observación: Observar cuidadosamente los procesos, herramientas, ambiente e interacciones del personal.
• Hacer preguntas profundas:
  • "¿Puedes mostrarme cómo funciona este proceso?"
  • "¿Cuál es el objetivo de este paso?"
  • "¿Has tenido alguna dificultad aquí?"
  • "Si pudieras cambiar algo, ¿qué desearías?"
• Registrar las observaciones: Usar una libreta o cámara para registrar las observaciones y hallazgos, pero evitar mirar constantemente hacia abajo para anotar mientras hablas con empleados; mantener contacto visual.

Paso Tres: Seguimiento y reflexión

• Organizar las notas: Organizar inmediatamente los registros de observación después del recorrido.
• Compartir con el equipo: Compartir los hallazgos e ideas con el equipo más amplio (incluidos otros gerentes).
• Empoderar, no mandar: No ofrecer inmediatamente soluciones. El mejor enfoque es guiar al equipo para que descubra los problemas y proponga soluciones por sí mismos. Puedes preguntar: "¿Tienes buenas ideas para resolver el problema que acabamos de ver?"
• Tomar acción y hacer seguimiento: Apoyar y hacer seguimiento a la implementación de las sugerencias de mejora propuestas por el equipo. Las mejoras pequeñas deben implementarse lo antes posible para generar impulso positivo.

5. Lista de "No hacer" en un Gemba Walk

• No culpar ni criticar a empleados en el lugar.
• No proponer inmediatamente soluciones ni cambiar procesos en el lugar.
• No utilizarlo como base para la evaluación del desempeño individual.
• No hablar solo con supervisores e ignorar a los empleados de primera línea.
• No realizarlo sin un propósito claro.

Mediante la realización constante de Gemba Walks efectivos, los gerentes pueden salir de la "torre de marfil del despacho" y convertirse verdaderamente en catalizadores de la mejora continua organizacional.