GTD (Getting Things Done)¶

Notre cerveau est de nature un "CPU" excellent pour générer des idées, mais c'est un "disque dur" extrêmement mauvais pour stocker des informations. Lorsque nous essayons d'utiliser notre cerveau pour nous souvenir de toutes nos tâches à faire, rendez-vous, idées et engagements, il est encombré par ces "sujets inachevés", ce qui entraîne du stress, de l'anxiété et un encombrement mental, rendant impossible la concentration sur la tâche en cours. GTD (Getting Things Done), créé par l'expert en productivité David Allen, est un système de productivité personnelle et une méthode de gestion de flux de travail mondialement reconnus.

La philosophie centrale du GTD consiste à atteindre un état de travail sans stress, hautement concentré et efficace, appelé "Mind Like Water", en transférant toutes les tâches en suspens de votre esprit vers un système externe et fiable, puis en suivant un processus clair et rigoureux pour les organiser et les traiter. Ce n'est pas un simple truc de gestion du temps, mais un système complet conçu pour libérer votre esprit et vous permettre de gérer calmement des travaux et une vie complexes.

Les Cinq Étapes Clés du GTD¶

graph TD
    A["1 Capture/Collect<br/>Gather all 'stuff'"] --> B["2 Process/Clarify<br/>Clarify the essence of each item one by one"]
    B --> C["3 Organize<br/>Put processed results into the correct 'buckets'"]
    C --> D["4 Reflect/Review<br/>Regularly review and update your system"]
    D --> E["5 Engage/Do<br/>Make wise action choices based on context"]
    E --> A

1. Capture : Retirez immédiatement de votre esprit tout ce qui attire votre attention — qu'il s'agisse d'une tâche professionnelle, d'une corvée personnelle, d'une inspiration soudaine ou d'un rendez-vous futur — et placez-le dans votre "boîte de réception". La boîte de réception peut être physique (comme un classeur, un carnet) ou numérique (comme une boîte de réception e-mail, une application de to-do list). L'essentiel est de limiter le nombre de vos boîtes de réception et de pouvoir les vider complètement avec une totale fiabilité.

2. Process : Videz régulièrement (au moins une fois par jour) votre boîte de réception. Suivez strictement le principe de traiter un élément à la fois, prenez chaque élément un par un et posez-vous la question essentielle : "Qu'est-ce que c'est ? Cela nécessite-t-il une action ?"

   • Si aucune action n'est nécessaire : Il s'agit soit de déchets (à supprimer directement), soit d'informations utiles à conserver (à archiver dans un dossier de référence), soit d'une idée en incubation (à placer dans une liste "Someday/Maybe").
   • Si une action est nécessaire : Passez à l'étape suivante d'organisation.

3. Organize : Pour les éléments nécessitant une action, placez-les dans différentes catégories en fonction de leur nature.

   • Règle des deux minutes : Si l'action peut être accomplie en moins de deux minutes, alors faites-la immédiatement, sans organisation supplémentaire.
   • Déléguez : Si la tâche doit être effectuée par quelqu'un d'autre, déléguez-la immédiatement et ajoutez-la à une liste "Waiting For" pour suivi.
   • Calendrier : Pour les actions ayant une date ou un horaire spécifique (ex. réunions, rendez-vous), inscrivez-les dans votre calendrier.
   • Liste des prochaines actions : Pour les actions nécessitant votre attention personnelle, plusieurs étapes et sans date spécifique, décomposez-les en la première action concrète, visible et physique, puis placez-les dans différentes listes de "prochaines actions" selon le contexte. Les contextes peuvent être "@ordinateur", "@bureau", "@téléphone", "@supermarché", etc.
   • Liste des projets : Tout objectif nécessitant plus d'une action pour être accompli doit être défini comme un "Projet" et ajouté à la "Liste des Projets". Cette liste ne contient que le nom du projet ; ses prochaines actions spécifiques sont stockées dans la liste correspondante des prochaines actions.

4. Reflect : Pour maintenir la fiabilité du système, vous devez effectuer des révisions régulières.

   • Révision quotidienne : Parcourez rapidement votre calendrier et votre liste des prochaines actions quotidiennement pour planifier votre journée.
   • Révision hebdomadaire : C'est une étape cruciale du GTD. Une fois par semaine (généralement le week-end), consacrez 1 à 2 heures à une révision complète, approfondie et un nettoyage du système entier, afin de vous assurer que tous les projets sont sous contrôle et que toutes les listes sont à jour.

5. Engage : À tout moment, lorsque vous devez décider "Que dois-je faire maintenant ?", vous pouvez faire un choix sage et calme à partir de votre liste d'actions en fonction des critères suivants :

   • Contexte : Où êtes-vous ? Quels outils avez-vous ? (ex. si vous êtes au bureau, consultez la liste "@bureau")
   • Temps disponible : Combien de temps libre avez-vous ? (ex. si vous avez seulement 10 minutes, choisissez une tâche rapide)
   • Énergie disponible : Quel est votre niveau d'énergie actuel ? (ex. si vous êtes énergique, attaquez une tâche exigeant une grande concentration)
   • Priorité : Dans ces conditions, quelle tâche est la plus importante ?

Diagramme de traitement du flux de travail GTD¶

graph TD
    A[Inbox] --> B{What is this?}
    B --> C{Does it require action?}
    C -- No --> D{Is it junk, reference, or future idea?}
    D -- Junk --> E[Delete]
    D -- Reference --> F[Archive]
    D -- Future Idea --> G[Someday/Maybe list]
    C -- Yes --> H{What's the next action?}
    H --> I{Can it be done in 2 minutes?}
    I -- Yes --> J[Do it now!]
    I -- No --> K{Should I do it?}
    K -- No --> L[Delegate<br/>Waiting For list]
    K -- Yes --> M{Specific date/time?}
    M -- Yes --> N[Calendar]
    M -- No --> O[Next Actions list<br/>by context]
    H -- Multiple actions --> P[Projects List]
    O --> P

Cas d'application¶

Cas 1 : Un responsable de département occupé

• Capture : Sa boîte de réception peut inclure : sa boîte e-mail, des messages WeChat, des notes prises pendant les réunions, et des idées soudaines.
• Process et Organize :
  • Un e-mail intitulé "notification du budget du prochain trimestre" -> Aucune action requise -> Archivé dans le dossier de référence "Finance de l'entreprise".
  • Une idée "rappeler à mon subordonné Xiao Zhang de soumettre son rapport hebdomadaire" -> Peut être fait en 2 minutes -> Envoyer immédiatement un message à Xiao Zhang.
  • Une tâche "préparer la journée d'équipe annuelle" -> Nécessite plusieurs étapes -> Ajouter "Journée d'équipe" à la "Liste des Projets" ; placer la première action "Contacter les RH pour obtenir une liste des lieux possibles" dans la liste des "prochaines actions @bureau".
  • Un rendez-vous "réunion avec un client mercredi prochain à 15h" -> Ajouté au calendrier.
• Engage : Lorsqu'il est au bureau, dispose d'une heure libre et se sent énergique, il peut ouvrir la liste "@bureau" et choisir de travailler sur "Contacter les RH".

Cas 2 : Gestion de projets par un freelance

• Liste des Projets : Peut inclure "Projet de site web pour le client A", "Refonte du blog personnel", "Apprendre un nouveau langage de programmation", etc.
• Liste des Prochaines Actions :
  • @Téléphone : Appeler le client A pour confirmer ses retours sur les maquettes.
  • @Ordinateur-Design : Réviser la conception de la page d'accueil du site web en fonction des retours.
  • @Ordinateur-Rédaction : Rédiger un article de blog sur le "design responsive".
  • @Lecture/Apprentissage : Regarder le troisième chapitre du cours de programmation.
• Révision hebdomadaire : Le vendredi après-midi, il vérifie l'avancement de tous les projets, s'assure que chaque projet a au moins une "prochaine action", et planifie les priorités pour la semaine suivante.

Cas 3 : Un étudiant gérant ses études et sa vie quotidienne

• Boîte de réception : Notifications des groupes WeChat des cours, devoirs assignés par les professeurs, idées concernant les activités du club, liste de courses pour les produits du quotidien.
• Liste des Projets : "Rédiger le mémoire d'histoire", "Se préparer aux examens finaux", "Organiser la fête d'accueil des nouveaux étudiants".
• Liste des Prochaines Actions :
  • @Bibliothèque : Emprunter trois livres de référence sur le sujet du mémoire.
  • @Chambre : Organiser les notes du cours de mathématiques.
  • @Supermarché : Acheter du dentifrice et du shampooing.
• Le système GTD l'aide à séparer clairement les tâches académiques des corvées quotidiennes et à s'assurer que les bonnes choses sont faites au bon moment et au bon endroit.

Avantages et défis du GTD¶

Avantages principaux

• Réduit le stress mental et libère la capacité cognitive : En externalisant tous les "sujets inachevés", cela réduit considérablement la charge mentale liée à la mémoire et l'anxiété constante causée par la peur d'oublier.
• Améliore le sentiment de contrôle et de calme : Un système fiable vous assure que tout est sous contrôle, vous permettant d'aborder les tâches actuelles avec plus de calme et de concentration.
• Assure que les "choses importantes" ne sont pas oubliées : La "révision hebdomadaire" cruciale garantit une attention continue et des progrès constants sur tous les projets importants et objectifs à long terme.
• Adaptable et flexible : Le GTD lui-même ne définit pas à l'avance les priorités, mais fournit un cadre qui vous permet de choisir dynamiquement et de manière flexible l'action la plus appropriée en fonction du contexte actuel.

Défis potentiels

• Coût initial élevé pour mettre en place le système : La première fois que vous "capturez" et configurez le système complet de listes, cela peut prendre plusieurs heures, voire une journée entière.
• Nécessite une forte discipline personnelle et la formation d'habitudes : La réussite du GTD dépend fortement de votre capacité à développer les habitudes clés de capture continue et de révision régulière. Dès que le système n'est plus fiable ou mis à jour, il s'effondre rapidement.
• Dilemme du choix des outils : Il existe de nombreux logiciels et outils GTD sur le marché, et les débutants peuvent facilement tomber dans le piège de rechercher excessivement l'"outil parfait" tout en négligeant la méthode elle-même.

Extensions et connexions¶

• Matrice d'Eisenhower : Peut être utilisée dans l'étape "Engage" du GTD comme un modèle de réflexion efficace pour juger des "priorités".
• Technique Pomodoro : Constitue une excellente tactique spécifique pour exécuter des tâches issues de la "Liste des Prochaines Actions" du GTD nécessitant une forte concentration.

Référence : Le best-seller mondial de David Allen, "Getting Things Done : The Art of Stress-Free Productivity", est la seule et plus autoritaire source pour comprendre complètement la philosophie, le processus et les meilleures pratiques derrière la méthode GTD.