겐바 워크 관리 방법 튜토리얼

1. 겐바 워크란 무엇인가?

겐바 워크(Gemba Walk)는 일본식 리ーン 제조(Lean Manufacturing)에서 유래된 핵심 관리 실천 방법입니다. 일본어로 "겐바(Gemba, 现场)"는 "현장" 즉, 가치가 창출되는 실제 장소를 의미하며, 공장 층, 병원 병동, 소프트웨어 개발 사무실 등이 이에 해당합니다.

겐바 워크는 단순한 시찰이나 점검이 아니라, 실제 작업 현장에 깊이 들어가 구조화되고 목적 있는 활동을 통해 관리자가 직접 현장을 방문하여 관찰하고, 왜라는 질문을 던지고, 존중을 보여줌으로써 업무 프로세스를 깊이 이해하고 개선 기회를 파악하며 일선 직원들을 역량화하는 과정입니다.

2. 왜 "겐바(Gemba)"에 가야 하는가?

전통적인 관리는 보고서, 회의, 데이터에 의존하는 경우가 많습니다. 그러나 이 정보는 종종 필터링되고 지연될 수 있습니다. 겐바 워크의 핵심 가치는 다음과 같습니다:

• 1차 정보 확보: 프로세스가 실제로 어떻게 작동하는지를 눈으로 확인하고, 보고서에 반영되지 않는 낭비(Muda), 불균형(Mura), 과부하(Muri) 등을 발견합니다.
• 실제 프로세스 이해: 표준 작업 절차(SOPs)와 실제 운영 간의 차이를 파악합니다.
• 의사소통과 신뢰 증진: 일선 직원들과 직접 소통함으로써 그들의 노동을 존중하고 신뢰를 구축합니다.
• 문제 즉시 파악: 문제가 커져 위기로 악화되기 전에 조기에 발견합니다.
• 지속적 개선 문화(Kaizen) 조성: 모든 사람이 문제를 발견하고 해결하는 과정에 적극적으로 참여하도록 장려합니다.

3. 겐바 워크의 3가지 핵심 요소

효과적인 겐바 워크는 반드시 다음의 3가지 핵심 요소를 포함해야 합니다:

1. 가서 보고(Go and See)

   • 목적은 감독하거나 판단하는 것이 아니라 이해하는 것입니다.
   • 가치 흐름(Value Stream)을 관찰합니다: 제품이나 서비스가 처음부터 끝까지 어떻게 만들어지는지를 관찰합니다.
   • 개인을 비난하기보다는 프로세스에 집중합니다.

2. 왜라는 질문을 던지기(Ask Why)

   • "무엇", "어떻게", "왜"로 시작하는 열린 질문을 하며, "예/아니오"로 끝나는 닫힌 질문은 피합니다.
   • 질문의 목적은 명확화와 이해이며, 직원을 시험하거나 도전하는 것이 아닙니다.
   • 문제의 근본 원인을 파악하기 위해 "파이브 와이(Five Whys)" 기법을 활용할 수 있습니다.

3. 존중을 보여주기(Show Respect)

   • 일선 직원들이 자신의 직무에 있어 가장 전문적인 전문가라고 믿습니다.
   • 그들의 아이디어, 우려, 제안에 귀 기울입니다.
   • 그들이 시간을 내어 정보를 공유해 준 것에 감사 인사를 전합니다.
   • 기억하세요: 겐바 워크는 실수한 직원을 찾아내어 처벌하는 도구가 아닙니다.

4. 효과적인 겐바 워크 수행 방법

단계 1: 계획 및 준비

• 주제와 목적 설정: 방황하지 마세요. 각 워크에 명확한 주제를 설정하세요. 예: "안전 위험 요소", "생산 병목 현상", "자재 낭비", "신입 직원 교육 효과성" 등.
• 팀에 사전 통보: 관련 팀에 미리 방문할 것과 워크 주제를 알리세요. 이는 그들의 불안감을 줄이고 준비를 돕습니다.

단계 2: 워크 실행

• 가치 흐름(Value Stream) 따라가기: 제품이나 서비스가 만들어지는 경로를 따라 관찰합니다.
• 관찰에 집중: 프로세스, 도구, 환경, 인력 간의 상호작용을 세심하게 관찰합니다.
• 심층 질문하기:
  • "이 프로세스가 어떻게 작동하는지 보여줄 수 있나요?"
  • "이 단계의 목표는 무엇인가요?"
  • "여기서 어려움을 겪은 적이 있나요?"
  • "변경할 수 있다면 어떤 점을 바꾸고 싶으신가요?"
• 관찰 내용 기록: 메모장이나 카메라로 관찰 내용과 발견 사항을 기록하지만, 직원들과 대화 중에 계속 고개를 숙이고 기록하지 말고 눈을 마주치며 대화를 유지하세요.

단계 3: 후속 조치 및 성찰

• 메모 정리: 워크 후 즉시 관찰 기록을 정리합니다.
• 팀과 공유: 발견 사항과 통찰을 팀 전체(다른 관리자 포함)와 공유합니다.
• 명령보다 역량 강화: 즉시 해결책을 제시하지 마세요. 팀이 문제를 발견하고 스스로 해결책을 제안하도록 유도하는 것이 가장 좋은 방법입니다. "우리가 방금 본 문제에 대해 좋은 아이디어가 있나요?"라고 물어보세요.
• 실행 및 후속 조치: 팀이 제안한 개선 사항의 실행을 지원하고 후속 조치를 합니다. 작은 개선이라도 즉시 실행하여 긍정적인 분위기를 조성하세요.

5. 겐바 워크 "절대 하지 말아야 할 것들" 체크리스트

• 현장에서 직원을 비난하거나 비판 하지 마세요.
• 현장에서 즉시 해결책을 제시하거나 프로세스를 변경 하지 마세요.
• 이를 개인 성과 평가의 근거로 사용하지 마세요.
• 관리자만과 대화하고 일선 직원을 무시한 채 대화하지 마세요.
• 명확한 목적 없이 워크를 수행하지 마세요.

효과적인 겐바 워크를 꾸준히 수행함으로써 관리자들은 "사무실 상공(아이보리 타워)"에서 벗어나 조직의 지속적 개선을 위한 진정한 촉매제가 될 수 있습니다.