Ga naar inhoud

ORID Gefocuste Gespreksmethode

In teamvergaderingen of nabesprekingen lopen discussies vaak uit op meningsverschillen over oplossingen, of worden het een "monoloog" van enkele personen, terwijl velen zwijgen. Hierdoor bereiken vergaderingen vaak noch consensus, noch diepgaand denken. De ORID Gefocuste Gespreksmethode is een krachtige en elegante gestructureerde facilitatiemethode ontworpen om dit probleem op te lossen. Ze leidt een discussie systematisch via vier logisch opgebouwde niveaus, zodat het team beweegt van objectieve feiten naar subjectieve gevoelens, vervolgens naar interpretatieve analyse, en uiteindelijk naar gefundeerde beslissingen.

ORID is een acroniem voor vier niveaus, die de natuurlijke manier simuleren waarop het menselijk brein informatie verwerkt en beslissingen vormt:

  • O - Objectief: Over feiten en gegevens.
  • R - Reflectief: Over interne reacties en emoties.
  • I - Interpretatief: Over betekenis, waarde en relevantie.
  • D - Beslissingsgericht: Over toekomstige acties en oplossingen.

Door strikt deze "O-R-I-D"-volgorde te volgen bij het opstellen en leiden van vragen, kan de facilitator ervoor zorgen dat elke deelnemer op hetzelfde "kanaal" nadenkt, en chaotische botsingen tussen verschillende denkniveaus worden vermeden. Het creëert een veilige, diepgaande discussieruimte, waarin het collectieve inzicht van het team echt kan opbloeien.

Gedetailleerde Uitleg van de Vier ORID Niveaus

De vier niveaus van ORID werken als een trechter die het gesprek geleidelijk voert van de concrete, objectieve buitenwereld, steeds dieper naar de abstracte, innerlijke wereld, en uiteindelijk terug naar concrete toekomstige acties.

Hoe een ORID-gesprek te ontwerpen en te faciliteren

Het succesvol toepassen van ORID hangt af van het vermogen van de facilitator om een reeks precieze, open en logische vragen voor elk niveau voor te bereiden.

  1. Stap Eén: Voorbereidingsfase

    • Duidelijk maken van het gespreksonderwerp: Definieer duidelijk het kernonderwerp van het ORID-gesprek. Bijvoorbeeld: "Evaluatie van ons project 'Dolfijn' van het vorige kwartaal."
    • ORID-vragen ontwerpen: Bereid van tevoren een lijst met leidraad-vragen voor elk van de vier niveaus voor. Bereid minstens 2-3 vragen per niveau voor.

  2. Stap Twee: O - Objectief niveau: Gemeenschappelijke feitenbasis opzetten

    • Doel: Zorg ervoor dat alle deelnemers starten vanaf hetzelfde objectieve, onbetwiste feitenpunt. Deze stap heeft als doel het "schoonvegen van de geest" en het elimineren van subjectieve aannames.
    • Voorbeelden van leidraadvragen:
      • "Als we terugdenken aan het 'Dolfijn'-project, welke specifieke gegevens of feiten heb je gezien?"
      • "Denk terug, tijdens het project, wat was voor jou het meest memorabele zin of scène?"
      • "Als we naar de projecttijdlijn kijken, welke sleutelgebeurtenissen vonden er plaats?"

  3. Stap Drie: R - Reflectief niveau: Persoonlijke ervaringen en gevoelens verbinden

    • Doel: Bied een veilige ruimte waarin het team emoties en intuïtieve gevoelens kan uiten, gebaseerd op feiten. Deze stap helpt bij het opbouwen van teamvertrouwen en psychologische veiligheid.
    • Voorbeelden van leidraadvragen:
      • "In welk stadium van het project voelde je je het meest energiek of opgewonden?"
      • "Welk moment maakte je het meest onzeker, gefrustreerd of in de war?"
      • "Wat was je eerste reactie toen je het definitieve klantfeedback hoorde?"

  4. Stap Vier: I - Interpretatief niveau: Diepere betekenis en inzichten ontdekken

    • Doel: Dit is het "waardeverrijkings"-stadium van het gesprek. Leid het team om diepere betekenissen, patronen en belangrijke lessen uit feiten en gevoelens te halen.
    • Voorbeelden van leidraadvragen:
      • "Wat is de belangrijkste waarde en betekenis van het succes (of falen) van dit project voor ons team?"
      • "Wat is de waardevolste les die we hieruit geleerd hebben?"
      • "Hoe veranderde dit project ons begrip van 'klantbehoeften'?"

  5. Stap Vijf: D - Beslissingsgericht niveau: Duidelijke toekomstige acties formuleren

    • Doel: Vertaal alle vorige discussies naar concrete, uitvoerbare toekomstige stappen of oplossingen, zodat de vergadering praktische resultaten oplevert.
    • Voorbeelden van leidraadvragen:
      • "Op basis van ons gesprek van vandaag, wat is de eerste en belangrijkste verandering die we moeten aanbrengen om ons volgende project succesvoller te maken?"
      • "Wat moeten we direct beginnen te doen? Stoppen met doen? Doorgaan met doen?"
      • "Wat betreft de volgende stappen, wie is verantwoordelijk? Wat is de deadline?"

Toepassingsvoorbeelden

Voorbeeld 1: Projectevaluatievergadering

  • Focus: Evaluatie van een recent afgerond complex project met zowel successen als mislukkingen.
  • Toepassing van ORID:
    • O: "Laten we eerst de projectgegevens herzien: Hoeveel dagen was de uiteindelijke levering vertraagd vergeleken met het oorspronkelijke plan? Hoeveel werd er bovenop het budget uitgegeven? Wat was de gebruikersactiviteit-metrisch?"
    • R: "Tijdens de week dat het project het zwaarst vertraagd was, wat was het algemene gevoel onder iedereen?"
    • I: "Wat was de belangrijkste les die we leerden over 'interdepartementale communicatie' van deze vertraging?"
    • D: "Om toekomstige problemen te voorkomen, besloten we dat in alle interdepartementale projecten een duidelijke RACI-matrix moet worden opgesteld bij de start. Dit wordt afgehandeld door het Project Management Office en moet worden voltooid vóór het einde van het volgende kwartaal."

Voorbeeld 2: Teamlerensessie na het lezen van een boek

  • Focus: Teamleden delen wat ze geleerd hebben na gezamenlijk het lezen van "The Lean Startup."
  • Toepassing van ORID:
    • O: "Wat was het meest indrukwekkende concept, verhaal of zin uit het boek voor jou?"
    • R: "Toen je las over het concept van 'MVP', welk mislukt product van onszelf viel je daarbij in? Hoe voelde je je toen?"
    • I: "Wat is de grootste inspiratie en uitdaging van de kernideeën van het boek voor ons huidige productontwikkelingsproces?"
    • D: "We besloten een 'landing page MVP'-experiment uit te voeren bij de volgende nieuwe functieontwikkeling. Productmanager Xiao Wang is verantwoordelijk voor de lancering binnen twee weken."

Voorbeeld 3: Mediatievergadering na een teamconflict

  • Focus: Helpen van twee collega's die in conflict raakten door werkgerelateerde meningsverschillen, om een open en constructief gesprek te voeren.
  • Toepassing van ORID:
    • O: De facilitator leidt beide partijen om objectief te verklaren: "Wat gebeurde er precies in de vergadering van gistermiddag? Wat zei jij? Wat zei hij?" (Alleen feiten noemen, zonder oordeel).
    • R: "Hoe voelde je je vanbinnen toen je hoorde wat de ander zei? (Voelde je je beledigd, niet begrepen, boos?)"
    • I: "Wat denk je dat de werkelijk belangrijke, maar niet geuite behoeften zijn achter dit conflict? Wat betekent dit voor jullie toekomstige samenwerking?"
    • D: "Welke gedragsverandering zijn jullie beiden bereid om gezamenlijk te beloven voor effectievere toekomstige samenwerking?"

Voordelen en Uitdagingen van ORID

Kernvoordelen

  • Vergroot de diepgang en kwaliteit van vergaderingen: Door gestructureerd te faciliteren, zorgen we ervoor dat discussies dieper gaan en de kernvraagstukken raken.
  • Zorgt voor volledige participatie: Door de opzet van de vier niveaus, vooral O en R, krijgen stillere of introverte leden veilige en toegankelijke kansen om te spreken.
  • Bouwt teamconsensus op: Beginnen met een gemeenschappelijke feitenbasis en geleidelijk naar gezamenlijke beslissingen bewegen bevordert de opbouw van teamconsensus.
  • Hoogste mate van flexibiliteit: Kan worden toegepast op vrijwel elk scenario dat diepgaand overleg vereist, zoals projectevaluaties, strategische discussies, teambuilding en trainingsoverdracht.

Mogelijke Uitdagingen

  • Hoge eisen aan de facilitator: Het succes van ORID hangt sterk af van het beheersen van het proces en het zorgvuldig ontwerpen van vraagtechnieken door de facilitator. Een goede facilitator is de ziel van een ORID-discussie.
  • Tijdrovend: Een diepgaand ORID-gesprek vereist voldoende tijd en is niet geschikt voor situaties waarin snelle, dringende beslissingen nodig zijn.
  • Vereist de betrokkenheid van deelnemers: Vereist dat alle deelnemers bereid zijn om de structuur te volgen en open en eerlijk te delen.

Uitbreidingen en Verbindingen

  • Actieonderzoek: ORID is een zeer effectief praktisch hulpmiddel voor het "Reflecteren"-stadium in actieonderzoek.
  • Appreciatief Onderzoek: ORID kan worden gecombineerd met de principes van Appreciatief Onderzoek door het ontwerpen van positieve ORID-vragen die gericht zijn op sterktes en succeservaringen, om een positief en empowerment-gericht gesprek te leiden.

Referentie: De ORID Gefocuste Gespreksmethode werd ontwikkeld door het Institute of Cultural Affairs (ICA Canada) in de jaren '70 en is een van de kerninstrumenten in hun "Technology of Participation (ToP)"-reeks van facilitatiemethoden. Laura Spencer's "Winning Through Participation" en R. Brian Stanfield's "The Art of Focused Conversation" zijn autoritatieve referenties voor deze methode.