Gapanalyse Handleiding¶

1. Wat is Gapanalyse?¶

Gapanalyse is een strategisch managementinstrument dat het "gat" identificeert tussen de huidige situatie van een organisatie en haar gewenste toekomstige toestand door de twee met elkaar te vergelijken.

Het kerndoel van de analyse is niet alleen om het gat zelf te vinden, maar ook om de oorzaken van het gat te onderzoeken en op basis daarvan strategieën en actieplannen op te stellen om het gat te dichten. Het is een brug die "waar we nu zijn" verbindt met "waar we willen komen".

2. Waarom Gapanalyse gebruiken?¶

Duidelijkheid over richting: Helpt organisaties om de afstand tussen hun huidige situatie en doelen goed te begrijpen, en levert een basis voor strategisch plannen.
Optimalisatie van middelen: Door belangrijke gaten te identificeren, kunnen menselijke, financiële en materiële middelen efficiënter worden ingezet, zodat investeringen worden gedaan in de gebieden die het meeste verbeterpotentieel hebben.
Prestatieverbetering: Toepasbaar voor het evalueren van diverse aspecten zoals bedrijfsprocessen, productprestaties en teamvaardigheden, en draagt bij aan voortdurende verbetering.
Identificatie van potentiële kansen: Tijdens de analyse van gaten kunnen nieuwe marktkansen of onvervulde klantbehoeften worden ontdekt.

3. Hoe voer je een gapanalyse uit? (Vierstappenmethode)¶

Stap Eén: Beschrijf en kwantificeer de huidige situatie (Waar zijn we nu?)¶

Algemene beoordeling: Beoordeel objectief en realistisch de huidige prestaties van het te analyseren gebied. Deze stap vereist het gebruik van data en feiten, niet van subjectieve gevoelens.
Specifieke metrieken: Gebruik kwantificeerbare metrieken om de huidige situatie te beschrijven. Bijvoorbeeld:
- Verkoop: De daadwerkelijke verkoop dit kwartaal was $800.000.
- Productie: Het goedgekeurde percentage voor product A is 95%.
- Vaardigheden: Slechts 20% van de teamleden beheerst de nieuwe softwarevaardigheden.

Stap Twee: Definieer en kwantificeer de toekomstige situatie (Waar willen we heen?)¶

Stel doelen in: Beschrijf duidelijk en specifiek de gewenste toekomstige toestand of het doel dat je wilt bereiken. Doelen moeten SMART zijn (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Relevant, Tijdgebonden).
Specifieke metrieken: Gebruik ook kwantificeerbare metrieken.
- Verkoop: Het verkoopdoel voor dit kwartaal is $1.000.000.
- Productie: Het doel voor het goedgekeurde percentage van product A is 99%.
- Vaardigheden: Het doel is dat 80% van de teamleden de nieuwe softwarevaardigheden beheerst.

Stap Drie: Identificeer en analyseer het gat¶

Bereken het gat: Definieer duidelijk het verschil tussen de huidige en toekomstige situatie.
- Verkoopgat: Een tekort van $200.000 aan verkopen.
- Productiegat: Een verschil van 4% in het goedgekeurde percentage.
- Vaardigheidsgat: 60% van de teamleden heeft training nodig.
Onderzoek de oorzaken: Dit is de belangrijkste stap. Analyseer wat de oorzaken zijn die tot deze gaten leiden?
- Oorzaken van verkoopachterstand: Kan onvoldoende marketing zijn, ontoereikende verkoopstimulansen, prijsverlagingen van concurrenten, enz.
- Oorzaken van het verschil in het goedgekeurde percentage: Kan verouderde apparatuur zijn, niet-genormeerde werkwijzen, problemen met de kwaliteit van grondstoffen, enz.

Stap Vier: Stel een actieplan op en voer dit uit om het gat te dichten¶

Oplossingen brainstormen: Stel specifieke oplossingen en actieplannen voor die de oorzaken van de gaten aanpakken.
Prioriteiten stellen en middelen toewijzen: Beoordeel de kosten, voordelen en haalbaarheid van elk actieplan, bepaal prioriteiten voor uitvoering en verdeel de benodigde middelen.
Plan ontwikkelen: Definieer duidelijk wie verantwoordelijk is, de tijdstippen en de verwachte resultaten voor elke actie.
- Voorbeeld van een actieplan:
  1. Actie: Start een nieuwe ronde digitale marketingcampagnes. Verantwoordelijke: Marketingafdeling. Deadline: Einde van de volgende maand.
  2. Actie: Herzie het provisiesysteem voor verkopen. Verantwoordelijke: Personeelsafdeling. Deadline: Begin van het volgende kwartaal.
  3. Actie: Hertrain alle werknemers op de productielijn in werkwijzen. Verantwoordelijke: Productieafdeling. Deadline: Binnen drie weken.

Door systematisch een gapanalyse uit te voeren, kunnen organisaties ervoor zorgen dat hun inspanningen aansluiten bij strategische doelen, wat leidt tot duurzame groei en verbetering.