Pareto-analyse¶

In ons werk en in ons leven komen we vaak een bekend en diepgaand patroon tegen: een klein aantal belangrijke oorzaken leidt tot het grootste deel van de resultaten. Bijvoorbeeld: 80% van de winst van een bedrijf komt mogelijk van 20% van zijn klanten; 80% van de crashes in software worden veroorzaakt door 20% van de bugs; en 80% van onze zorgen komen voort uit 20% van de oorzaken. Pareto-analyse, gebaseerd op deze "80/20-regel", helpt ons om de "vital few" te identificeren binnen een breed scala aan invloedsfactoren die een doorslaggevende rol spelen. Zo kunnen we onze beperkte tijd, energie en middelen richten op de gebieden die de grootste voordelen opleveren.

Pareto-analyse is niet alleen een techniek voor gegevensanalyse, maar ook een efficiënte beslissings- en managementfilosofie. Deze methode werd voorgesteld door managementdeskundige Joseph Juran en is vernoemd naar de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto, die in de 19e eeuw ontdekte dat 80% van het land in Italië in handen was van 20% van de bevolking. De kern van de Pareto-analyse is het gebruik van het Pareto-diagram, dat op een unieke manier staaf- en lijngrafieken combineert. De oorzaken van een probleem worden hierin van hoog naar laag gesorteerd op basis van hun belangrijkheid (meestal frequentie of kosten), waardoor we gemakkelijk de belangrijkste problemen in één oogopslag kunnen herkennen.

Onderdelen van een Pareto-diagram¶

Een Pareto-diagram is een speciaal type grafiek dat op slimme wijze twee grafische elementen combineert om veel informatie over te brengen.

• Staafdiagram:

  • De X-as stelt verschillende oorzakelijke categorieën voor die leiden tot het probleem (bijvoorbeeld verschillende soorten klantklachten).
  • De staven zijn van links naar rechts gerangschikt in aflopende volgorde van hun impact (bijvoorbeeld frequentie van voorkomen, gemaakte kosten).
  • De linkse Y-as stelt de specifieke waarde voor elke oorzaakscategorie voor (bijvoorbeeld frequentie).

• Lijngrafiek:

  • Deze lijn wordt de cumulatieve percentagescurve genoemd.
  • Ze toont het cumulatieve percentage van de totale impact dat wordt toegeschreven aan de oorzaakscategorieën van links naar rechts.
  • De rechtse Y-as stelt het cumulatieve percentage voor van 0% tot 100%.

Door dit diagram te bekijken, kunnen we snel het stuk van de percentagescurve identificeren dat het steilst stijgt. De bijbehorende staven zijn de "vital few" waaraan we prioriteit moeten geven.

Voorbeeld van een Pareto-diagram¶

Stel dat een restaurant alle klantklachten van de afgelopen maand heeft geanalyseerd:

graph TD
    subgraph Pareto Analysis of Customer Complaint Reasons
        direction LR
        subgraph X-axis (Cause Categories)
            A(Slow Service) --> B(Food Taste) --> C(Service Attitude) --> D(Too Expensive) --> E(Noisy Environment);
        end
        subgraph Y-axis (Frequency and Cumulative Percentage)
            F(Left Y-axis: Complaint Frequency) -- Right Y-axis: Cumulative Percentage --> G;
        end
        subgraph Chart Area
            H["Bar Chart: Arranged by frequency from high to low<br/>(e.g., Slow Service: 50 times, Food Taste: 25 times...)<br/>Line Chart: Shows cumulative percentage<br/>(e.g., At 'Slow Service', cumulative percentage is 50%;<br/>At 'Food Taste', cumulative percentage is 75%...)"]
        end
    end

Hoe een Pareto-analyse uit te voeren¶

1. Stap 1: Definieer het probleem en de oorzaakcategorieën Definieer duidelijk het kernprobleem dat je wilt oplossen (bijvoorbeeld: "productdefecten verminderen") en bepaal de oorzaakcategorieën voor de classificatie (bijvoorbeeld: soorten defecten: krassen, functionele storingen, ontbrekende onderdelen, enz.).

2. Stap 2: Verzamel gegevens en bepaal meeteenheden Verzamel systematisch gegevens over het voorkomen van elke oorzaakcategorie over een bepaalde periode. Je moet een consistente meeteenheid bepalen. De meest gebruikte is frequentie (aantal voorkomens), maar in sommige gevallen kan kosten (financiële schade veroorzaakt door elke oorzaak) een zinvolle maat zijn.

3. Stap 3: Sorteer en ordelijk de gegevens Sorteer alle oorzaakcategorieën in aflopende volgorde volgens de gekozen meeteenheid (bijvoorbeeld frequentie). Bereken vervolgens het percentage voor elke categorie en het cumulatieve percentage van hoog naar laag.

4. Stap 4: Teken het Pareto-diagram

   • Maak een samengesteld diagram.
   • Teken het staafdiagram, waarbij de X-as de oorzaakcategorieën voorstelt en de linkse Y-as de frequentie, en teken de staven in de gesorteerde volgorde.
   • Teken het lijndiagram, waarbij het cumulatieve percentage bovenaan elk staafje wordt gemarkeerd, en verbind deze punten om de cumulatieve curve te vormen. De rechtse Y-as geeft 0% tot 100% aan.

5. Stap 5: Analyseer het diagram en bepaal de actierichting Gebruik het Pareto-diagram om de "vital few" oorzaken te identificeren die verantwoordelijk zijn voor ongeveer 80% van de problemen. Dit zijn de sleutelgebieden waar je je moet richten op oorzakenanalyse (bijvoorbeeld met behulp van "5 Whys" of een "Visgraatdiagram") en oplossingen.

Toepassingsvoorbeelden¶

Voorbeeld 1: Bugbeheer in softwareontwikkeling

• Probleem: Een softwareproduct ontving veel bugrapporten van gebruikers na de lancering.
• Toepassing: Het ontwikkelteam categoriseerde alle bugs per module (bijvoorbeeld: "gebruikersloginmodule", "betalingsmodule", "datarapportagemodule", enz.) en telde het aantal bugs per module. Door een Pareto-diagram te tekenen, ontdekten ze dat meer dan 70% van de bugs zich concentreerden in de "datarapportagemodule". Deze bevinding stelde het team in staat om test- en ontwikkelresources te concentreren op het prioriteren van de herstructurering en het oplossen van deze meest instabiele module, waardoor de kwaliteit van het product efficiënt werd verbeterd.

Voorbeeld 2: Persoonlijke tijdmanagement

• Probleem: Iemand voelt zich elke dag druk, maar inefficiënt en weet niet waar zijn tijd naartoe gaat.
• Toepassing: Hij hield een week lang al zijn dagelijkse tijdsbesteding bij en categoriseerde deze (bijvoorbeeld: "coderen", "vergaderingen", "sociale media browsen", "e-mails verwerken", enz.). Na het tekenen van een Pareto-diagram was hij verbaasd te ontdekken dat bijna 60% van zijn werktijd werd ingenomen door "inefficiënte vergaderingen" en "frequente sociale media-checks". Deze analyse bracht hem ertoe selectief vergaderingen bij te wonen en de Pomodoro-techniek te gebruiken om afleidingen te verminderen, zodat hij meer tijd kon investeren in echt belangrijk werk.

Voorbeeld 3: Optimalisatie van voorraadbeheer

• Probleem: Een detailhandelaar wil de kosten van voorraadbeheer verlagen.
• Toepassing: Zij analyseerden de jaarlijkse verkoop van alle producten in hun magazijn en tekenden een Pareto-grafiek. Dit staat bekend als ABC-classificatie. Zij ontdekten dat klasse A-producten (ongeveer 20% van alle producttypes) ongeveer 80% van de verkopen bijdroegen. Op basis hiervan ontwikkelden zij gedifferentieerde voorraadbeheerstrategieën: voor klasse A-producten voerden zij het strengste voorraadbeheer en vraagvoorspellingen in om uitverkoop te voorkomen; voor klasse C-producten met zeer lage verkoop pasten zij een meer losse beheersstrategie toe, of overwogen ze zelfs het stoppen van deze producten.

Voordelen en uitdagingen van Pareto-analyse¶

Belangrijkste voordelen

• Richting op belangrijke problemen: Het grootste voordeel is dat het ons helpt om snel de belangrijkste drijfveren te identificeren uit een massa complexe problemen, waardoor verspilling van middelen wordt vermeden.
• Sterke basis voor besluitvorming: Het levert duidelijke, visuele gegevens als ondersteuning voor beslissingen over "waar prioriteit moet worden gegeven", waardoor consensus binnen een team gemakkelijk wordt bereikt.
• Hoge toepasbaarheid: Het kan worden toegepast in vrijwel elk vakgebied, inclusief kwaliteitsbeheer, projectmanagement, tijdmanagement en verkoopanalyse.

Mogelijke uitdagingen

• Alleen geschiedenis, geen toekomst: Pareto-analyse is gebaseerd op historische gegevens; het kan geen nieuwe problemen voorspellen die in de toekomst kunnen ontstaan.
• Verwaarlozing van kwalitatieve factoren: Het richt zich voornamelijk op kwantitatieve factoren (bijvoorbeeld frequentie, kosten). Voor problemen die zelden voorkomen maar zeer ernstige gevolgen hebben (bijvoorbeeld een zeldzame maar dodelijke veiligheidsongeluk), kan Pareto-analyse het belang onderschatten.
• Geen oorzaakanalyse: Pareto-analyse kan je vertellen "wat" de belangrijkste problemen zijn, maar niet "waarom" deze problemen zich voordoen. Het is een tool voor het identificeren van problemen, niet voor het oplossen ervan.

Uitbreidingen en samenhang¶

• Oorzakenanalyse: Nadat de "vital few"-problemen zijn geïdentificeerd via Pareto-analyse, is de volgende stap meestal het uitvoeren van een diepgaande oorzakenanalyse van deze sleutelproblemen met behulp van tools zoals het Visgraatdiagram of 5 Whys.
• Kwaliteitsmanagement: Pareto-analyse is een fundamenteel en kerninstrument binnen kwaliteitsmanagementsystemen zoals Total Quality Management (TQM) en Six Sigma.

Referentie: Het concept van Pareto-analyse, als een van de zeven basistools van kwaliteitsmanagement, wordt uitgebreid uitgelegd in het Project Management Body of Knowledge (PMBOK) en verschillende leerboeken over kwaliteits- en operationsmanagement. Joseph Jurans "Quality Control Handbook" leverde baanbrekende bijdragen aan de toepassing van dit principe in management.