Handleiding voor de Gemba Walk Managementmethode

1. Wat is een Gemba Walk?

Gemba Walk is een kernbeheerpraktijk afkomstig uit het Japanse Lean Manufacturing. "Gemba" (現場) betekent in het Japans "de echte plek", waar waarde wordt gecreëerd, zoals een fabrieksvloer, een ziekenhuisafdeling of een kantoor voor softwareontwikkeling.

Een Gemba Walk is geen eenvoudige ronde of inspectie, maar een gestructureerde, doelgerichte activiteit om diep in de werkelijke werkplek door te dringen. Managers gaan persoonlijk naar de werkplek en verkrijgen via waarnemen, vragen stellen en respect tonen een diep inzicht in werkprocessen, identificeren verbeterpunten en versterken ze de rol van medewerkers op de werkvloer.

2. Waarom naar de "Gemba" gaan?

Traditioneel management vertrouwt vaak op rapportages, vergaderingen en data. Deze informatie is echter vaak gefilterd en vertraagd. De kernwaarde van een Gemba Walk ligt in het:

• Verkrijgen van Eerste-handse Informatie: Zelf zien hoe processen verlopen en verspilling (Muda), onevenwichtigheid (Mura) en overbelasting (Muri) ontdekken die niet in rapporten worden weerspiegeld.
• Begrijpen van Echte Processen: Het verschil leren tussen standaard werkwijzen (SOP's) en de daadwerkelijke uitvoering.
• Bevorderen van Communicatie en Vertrouwen: Door rechtstreeks te communiceren met werknemers op de werkvloer, tonen managers respect voor hun werk en bouwen ze vertrouwen op.
• Direct Problemen Herkennen: Problemen opsporen zodra ze zich voordoen, in plaats van te wachten tot ze uitgroeien tot grote crisissen.
• Het bevorderen van een Cultuur van Continue Verbetering (Kaizen): Iedereen aanmoedigen om deel te nemen aan het identificeren en oplossen van problemen.

3. Drie Sleutelelementen van een Gemba Walk

Een effectieve Gemba Walk moet de volgende drie kernaspecten bevatten:

1. Ga en Kijk

   • Het doel is niet om te controleren of te oordelen, maar om te begrijpen.
   • Observeer de Waardeketen: Observeer hoe een product of dienst van begin tot eind wordt gemaakt.
   • Richt je op het proces, niet op het verwijten maken van individuen.

2. Stel Waarom-vragen

   • Stel open vragen, beginnend met "wat", "hoe", "waarom", in plaats van gesloten ja/nee-vragen.
   • Het doel van het stellen van vragen is om duidelijkheid te scheppen en te begrijpen, niet om medewerkers te testen of uit te dagen.
   • Kan gecombineerd worden met de "Vijf Waaroms"-methode om de oorzaken van problemen te achterhalen.

3. Toon Respect

   • Geloof dat werknemers op de werkvloer de meest professionele experts zijn voor hun functie.
   • Luister zorgvuldig naar hun ideeën, zorgen en suggesties.
   • Bedank hen voor hun tijd en gedeelde informatie.
   • Onthoud: Een Gemba Walk is geen instrument om fouten van medewerkers te vinden en hen te straffen.

4. Hoe Voer Je een Effectieve Gemba Walk Uit?

Stap Een: Plan en Voorbereiding

• Bepaal Thema en Doel: Loop niet doelloos rond. Stel een duidelijk thema vast voor elke wandeling, zoals "veiligheidsrisico's", "productieknelpunten", "materiaalverspilling" of "effectiviteit van training voor nieuwe medewerkers".
• Informeer het Team: Laat het relevante team van tevoren weten dat je langs komt en wat het thema van de wandeling is. Dit helpt om hun zenuwen te verminderen en hen voor te bereiden.

Stap Twee: Uitvoering van de Walk

• Volg de Waardeketen: Observeer het traject waarlangs een product of dienst wordt gemaakt.
• Richt Je op Waarneming: Observeer zorgvuldig de processen, tools, omgeving en interacties van personeel.
• Stel Diepgaande Vragen:
  • "Kunt u me laten zien hoe dit proces werkt?"
  • "Wat is het doel van deze stap?"
  • "Hebt u hier problemen mee ondervonden?"
  • "Als u iets zou kunnen veranderen, wat zou dat dan zijn?"
• Noteer Waarnemingen: Gebruik een notitieboekje of camera om waarnemingen en bevindingen vast te leggen, maar vermijd tijdens het praten met medewerkers constant naar beneden te kijken om iets op te schrijven; houd oogcontact.

Stap Drie: Nazorg en Reflectie

• Sorteer Notities: Sorteer direct na de wandeling je waarnemingen en notities.
• Deel Met het Team: Deel je bevindingen en inzichten met het brede team (inclusief andere managers).
• Bevorder, Geef Geen Bevelen: Bied niet direct oplossingen aan. De beste aanpak is om het team te begeleiden bij het zelf ontdekken van problemen en het voorstellen van oplossingen. Je kunt vragen: "Hebt u goede ideeën voor het probleem dat we zojuist zagen?"
• Zet Actie en Volg Op: Ondersteun en volg op bij de implementatie van verbetersuggesties van het team. Kleine verbeteringen moeten zo snel mogelijk worden uitgevoerd om positieve momentum op te bouwen.

5. Checklist van Wat Je Niet Moet Doen Tijdens een Gemba Walk

• Doe geen uitspraken waarbij je medewerkers ter plaatse bekritiseert of verwijt.
• Stel geen oplossingen of veranderingen in processen ter plekke voor.
• Gebruik het niet als basis voor individuele prestatie-evaluaties.
• Praat niet alleen met leidinggevenden en negeer werknemers op de werkvloer.
• Voer het niet uit zonder een duidelijk doel.

Door consistent effectieve Gemba Walks uit te voeren, kunnen managers uit de "ivoren toren van het kantoor" stappen en werkelijk een katalysator worden voor continue organisatorische verbetering.