Tutorial sobre o Método de Gestão Gemba Walk

1. O que é um Gemba Walk?

Gemba Walk é uma prática de gestão fundamental originada da Manufatura Enxuta japonesa. "Gemba" (現場) em japonês significa "o local real", onde o valor é criado, como um chão de fábrica, uma enfermaria hospitalar ou um escritório de desenvolvimento de software.

Um Gemba Walk não é uma simples visita ou inspeção, mas uma atividade estruturada e com propósito de aprofundamento no ambiente de trabalho real. Os gestores vão pessoalmente ao local de trabalho e, por meio de observação, perguntas do porquê e demonstração de respeito, obtêm uma compreensão profunda dos processos de trabalho, identificam oportunidades de melhoria e capacitam os funcionários da linha de frente.

2. Por que ir ao "Gemba"?

A gestão tradicional frequentemente se baseia em relatórios, reuniões e dados. Porém, essas informações geralmente são filtradas e tardias. O valor central de um Gemba Walk está em:

• Obter Informações Diretas: Ver pessoalmente como os processos funcionam, descobrindo desperdícios (Muda), irregularidades (Mura) e sobrecarga (Muri) que não podem ser refletidos nos relatórios.
• Compreender os Processos Reais: Identificar a lacuna entre os procedimentos operacionais padrão (SOPs) e as operações reais.
• Promover Comunicação e Confiança: Ao se comunicar diretamente com os funcionários da linha de frente, os gestores demonstram respeito pelo seu trabalho e constroem confiança.
• Identificar Problemas Imediatamente: Reconhecer problemas assim que surgem, ao invés de esperar que eles se transformem em grandes crises.
• Incentivar uma Cultura de Melhoria Contínua (Kaizen): Encorajar todos a participarem do processo de identificação e resolução de problemas.

3. Três Elementos Chave do Gemba Walk

Um Gemba Walk eficaz deve incluir os seguintes três elementos fundamentais:

1. Ir e Ver

   • O objetivo não é supervisionar ou julgar, mas compreender.
   • Observe o Fluxo de Valor: Observe como um produto ou serviço é criado do início ao fim.
   • Foque no processo, e não em culpar indivíduos.

2. Perguntar o Porquê

   • Faça perguntas abertas, começando com "o que", "como", "por que", ao invés de perguntas fechadas do tipo "sim/não".
   • O objetivo das perguntas é esclarecer e compreender, e não testar ou desafiar os funcionários.
   • Pode ser combinado com os "Cinco Porquês" para investigar as causas raiz dos problemas.

3. Demonstrar Respeito

   • Acredite que os funcionários da linha de frente são os especialistas mais qualificados em suas funções.
   • Escute atentamente suas ideias, preocupações e sugestões.
   • Agradeça pelo tempo e pelas informações compartilhadas.
   • Lembre-se: Um Gemba Walk não é uma ferramenta para encontrar e punir funcionários que cometem erros.

4. Como Realizar um Gemba Walk Eficaz?

Passo Um: Planejar e se Preparar

• Definir o Tema e o Objetivo: Não vagueie sem rumo. Estabeleça um tema claro para cada caminhada, como "riscos de segurança", "gargalos na produção", "desperdício de materiais" ou "eficácia do treinamento de novos funcionários".
• Informe a Equipe: Notifique as equipes relevantes com antecedência, deixando claro que você fará uma visita e qual será o tema do passeio. Isso ajuda a reduzir a ansiedade e permite que se preparem.

Passo Dois: Realizar o Walk

• Siga o Fluxo de Valor: Observe o processo ao longo do caminho de criação do produto ou serviço.
• Foque na Observação: Observe cuidadosamente os processos, ferramentas, ambiente e interações entre as pessoas.
• Faça Perguntas Profundas:
  • "Você pode me mostrar como esse processo funciona?"
  • "Qual é o objetivo desta etapa?"
  • "Você já enfrentou alguma dificuldade aqui?"
  • "Se pudesse mudar algo, o que gostaria?"
• Registre as Observações: Use um caderno ou câmera para registrar suas observações e descobertas, mas evite ficar constantemente olhando para baixo para anotar enquanto conversa com os funcionários; mantenha contato visual.

Passo Três: Acompanhamento e Reflexão

• Organize as Anotações: Imediatamente após o passeio, organize seus registros de observação.
• Compartilhe com a Equipe: Compartilhe suas descobertas e reflexões com a equipe ampla (incluindo outros gestores).
• Capacite, Não Ordene: Não ofereça soluções imediatamente. A melhor abordagem é orientar a equipe a descobrir os problemas e propor soluções por si próprios. Você pode perguntar: "Você tem alguma boa ideia para o problema que acabamos de ver?"
• Tome Ações e Acompanhe: Apoie e acompanhe a implementação das sugestões de melhoria propostas pela equipe. Pequenas melhorias devem ser implementadas o mais rápido possível para criar um impulso positivo.

5. Lista de "Não Fazer" no Gemba Walk

• Não culpe ou critique funcionários no local.
• Não proponha soluções ou mude processos imediatamente no local.
• Não utilize isso como base para avaliação de desempenho individual.
• Não converse apenas com supervisores e ignore os funcionários da linha de frente.
• Não realize sem um propósito claro.

Ao conduzir consistentemente Gemba Walks eficazes, os gestores podem sair do "castelo de marfim do escritório" e se tornar verdadeiros catalisadores da melhoria contínua organizacional.