Руководство по анализу разрыва

1. Что такое анализ разрыва?

Анализ разрыва — это инструмент стратегического управления, который выявляет "разрыв" между текущим состоянием организации и её желаемым будущим состоянием, сравнивая их.

Основная цель анализа заключается не только в том, чтобы найти сам разрыв, но и в том, чтобы разобраться в причинах его возникновения и, на основе этого, сформулировать стратегии и планы действий для его устранения. Это своего рода мост, соединяющий "где мы сейчас" и "где мы хотим быть".

2. Зачем использовать анализ разрыва?

• Определение направления: Помогает организациям чётко понять разницу между текущим состоянием и поставленными целями, предоставляя основу для стратегического планирования.
• Оптимизация распределения ресурсов: Выявляя ключевые разрывы, можно более эффективно распределять человеческие, финансовые и материальные ресурсы, гарантируя инвестиции в те области, которые требуют улучшения.
• Повышение эффективности: Может применяться для оценки различных аспектов, таких как бизнес-процессы, качество продукции и навыки команды, способствуя постоянному улучшению.
• Выявление потенциальных возможностей: В процессе анализа разрывов могут быть обнаружены новые рыночные возможности или неудовлетворённые потребности клиентов.

3. Как провести анализ разрыва? (Метод четырёх шагов)

Шаг первый: Описать и количественно определить текущее состояние (Где мы сейчас?)

• Комплексная оценка: Объективно и реально оцените текущие показатели анализируемой области. На этом этапе необходимо опираться на данные и факты, а не на субъективные ощущения.
• Конкретные метрики: Используйте измеримые показатели для описания текущей ситуации. Например:
  • Продажи: Фактические продажи за этот квартал составили $800 000.
  • Производство: Процент брака по продукту А составляет 95%.
  • Навыки: Только 20% членов команды освоили новые программные навыки.

Шаг второй: Определить и количественно оценить желаемое состояние (Где мы хотим быть?)

• Постановка целей: Чётко и конкретно опишите желаемое будущее состояние или цель, которую вы хотите достичь. Цели должны быть SMART (конкретными, измеримыми, достижимыми, значимыми, ограниченными по времени).
• Конкретные метрики: Также используйте измеримые показатели.
  • Продажи: Целевой показатель продаж на этот квартал — $1 000 000.
  • Производство: Целевой процент брака по продукту А — 99%.
  • Навыки: Цель — чтобы 80% членов команды освоили новые программные навыки.

Шаг третий: Выявить и проанализировать разрыв

• Рассчитать разрыв: Чётко определите разницу между текущим и будущим состоянием.
  • Разрыв в продажах: Недостаток в $200 000.
  • Разрыв в производстве: Разница в 4% по проценту брака.
  • Разрыв в навыках: 60% сотрудников нуждаются в обучении.
• Исследование причин: Это самый важный шаг. Проанализируйте, в чём коренные причины возникновения этих разрывов?
  • Причины недостатка продаж: Может быть недостаточная реклама, слабые стимулы для продавцов, снижение цен конкурентами и т. д.
  • Причины разрыва в проценте брака: Может быть устаревшее оборудование, нестандартизированные операционные процедуры, проблемы с качеством сырья и т. д.

Шаг четвёртый: Разработать и реализовать план действий для устранения разрыва

• Генерация решений: Предложите конкретные решения и планы действий, направленные на устранение причин разрывов.
• Определение приоритетов и ресурсов: Оцените стоимость, выгоды и осуществимость каждого плана действий, определите приоритеты реализации и распределите необходимые ресурсы.
• Разработка плана: Чётко определите ответственных, сроки и ожидаемые результаты для каждого действия.
  • Пример плана действий:
    1. Действие: Запуск новой серии цифровых маркетинговых кампаний. Ответственный: Отдел маркетинга. Срок: Конец следующего месяца.
    2. Действие: Пересмотр системы комиссионных с продаж. Ответственный: Отдел кадров. Срок: Начало следующего квартала.
    3. Действие: Переподготовка всех сотрудников производственной линии по операционным процедурам. Ответственный: Производственный отдел. Срок: В течение следующих трёх недель.

Проводя анализ разрыва систематически, организации могут убедиться, что их усилия соответствуют стратегическим целям, что ведёт к постоянному росту и улучшению.