Phương pháp thảo luận tập trung ORID¶

Trong các cuộc họp nhóm hoặc buổi trao đổi sau sự kiện, chúng ta thường gặp phải tình trạng các cuộc thảo luận nhanh chóng rơi vào tranh luận về giải pháp, hoặc trở thành "chương trình đơn độc" của một vài cá nhân, trong khi nhiều người khác im lặng, dẫn đến các cuộc họp không đạt được sự đồng thuận cũng như không tạo ra suy nghĩ sâu sắc thực sự. Phương pháp thảo luận tập trung ORID là một kỹ thuật điều phối có cấu trúc mạnh mẽ và tinh tế được thiết kế để giải quyết vấn đề này. Phương pháp này dẫn dắt cuộc thảo luận một cách hệ thống qua bốn cấp độ tiến triển logic, đảm bảo rằng nhóm sẽ di chuyển từ các sự kiện khách quan đến cảm xúc chủ quan, sau đó đến phân tích diễn giải, và cuối cùng đến quyết định có cơ sở.

ORID là từ viết tắt của bốn cấp độ, mô phỏng quá trình tự nhiên mà bộ não con người xử lý thông tin và đưa ra quyết định:

• O - Objective (Khách quan): Liên quan đến các sự kiện và dữ liệu.
• R - Reflective (Phản tư): Liên quan đến phản ứng nội tại và cảm xúc.
• I - Interpretive (Diễn giải): Liên quan đến ý nghĩa, giá trị và tầm quan trọng.
• D - Decisional (Quyết định): Liên quan đến hành động và giải pháp trong tương lai.

Bằng cách tuân thủ nghiêm ngặt trình tự "O-R-I-D" này trong việc thiết kế và đặt câu hỏi điều phối, người điều hành có thể đảm bảo mọi người tham gia đều suy nghĩ trên cùng một "kênh", tránh xung đột hỗn loạn giữa các cấp độ tư duy khác nhau. Phương pháp này tạo ra một không gian thảo luận an toàn và sâu sắc, cho phép trí tuệ tập thể của nhóm thực sự bộc lộ.

Giải thích chi tiết bốn cấp độ của ORID¶

Bốn cấp độ của ORID giống như một cái phễu, dẫn dắt cuộc thảo luận từ thế giới khách quan cụ thể, dần đi sâu vào thế giới nội tâm trừu tượng sâu sắc, và cuối cùng quay trở lại các hành động cụ thể trong tương lai.

Cách thiết kế và điều phối một cuộc thảo luận ORID¶

Việc áp dụng thành công ORID phụ thuộc vào khả năng của người điều phối trong việc thiết kế một loạt câu hỏi chính xác, mở và logic cho từng cấp độ.

1. Bước Một: Giai đoạn chuẩn bị

   • Làm rõ trọng tâm thảo luận: Xác định rõ ràng chủ đề cốt lõi của cuộc thảo luận ORID này. Ví dụ: "Tổng kết dự án 'Dolphin' của chúng ta từ quý trước."
   • Thiết kế câu hỏi ORID: Chuẩn bị trước danh sách các câu hỏi định hướng cho từng bốn cấp độ. Chuẩn bị ít nhất 2-3 câu hỏi cho mỗi cấp độ.

2. Bước Hai: Cấp độ O - Khách quan: Xây dựng cơ sở sự thật chung

   • Mục đích: Đảm bảo tất cả các thành viên bắt đầu từ cùng một điểm sự thật khách quan, không tranh cãi. Bước này nhằm "làm sạch tâm trí" và loại bỏ các giả định chủ quan.
   • Ví dụ câu hỏi định hướng:
     • "Khi nhìn lại dự án 'Dolphin', bạn đã thấy những dữ liệu hoặc sự kiện cụ thể nào?"
     • "Hãy nhớ lại, trong quá trình thực hiện dự án, đâu là câu nói hoặc khung cảnh đáng nhớ nhất đối với bạn?"
     • "Nếu nhìn vào dòng thời gian của dự án, những mốc sự kiện quan trọng nào đã xảy ra?"

3. Bước Ba: Cấp độ R - Phản tư: Kết nối trải nghiệm nội tâm cá nhân

   • Mục đích: Tạo ra một không gian an toàn để các thành viên trong nhóm có thể bày tỏ cảm xúc và trực giác của mình dựa trên các sự kiện. Bước này giúp xây dựng lòng tin và an toàn tâm lý trong nhóm.
   • Ví dụ câu hỏi định hướng:
     • "Ở giai đoạn nào của dự án bạn cảm thấy hào hứng hoặc tràn đầy năng lượng nhất?"
     • "Khoảnh khắc nào khiến bạn cảm thấy lo lắng, bực tức hoặc bối rối nhất?"
     • "Phản ứng đầu tiên của bạn khi nghe phản hồi cuối cùng từ khách hàng là gì?"

4. Bước Tư: Cấp độ I - Diễn giải: Khám phá ý nghĩa và nhận thức sâu sắc hơn

   • Mục đích: Đây là giai đoạn "thăng hoa giá trị" của cuộc thảo luận. Hướng dẫn nhóm rút ra các ý nghĩa, mô hình và bài học cốt lõi từ các sự kiện và cảm xúc.
   • Ví dụ câu hỏi định hướng:
     • "Đối với nhóm chúng ta, giá trị và ý nghĩa quan trọng nhất của sự thành công (hoặc thất bại) trong dự án này là gì?"
     • "Bài học quý giá nhất mà chúng ta học được từ dự án này là gì?"
     • "Dự án này đã thay đổi hiểu biết của chúng ta về 'nhu cầu khách hàng' như thế nào?"

5. Bước Năm: Cấp độ D - Quyết định: Hình thành hành động rõ ràng trong tương lai

   • Mục đích: Chuyển đổi toàn bộ các cuộc thảo luận trước đó thành các bước hoặc giải pháp hành động cụ thể trong tương lai, đảm bảo cuộc họp tạo ra kết quả thực tiễn.
   • Ví dụ câu hỏi định hướng:
     • "Dựa trên cuộc thảo luận hôm nay, thay đổi đầu tiên và quan trọng nhất mà chúng ta cần thực hiện để dự án tiếp theo thành công hơn là gì?"
     • "Chúng ta nên bắt đầu làm gì ngay lập tức? Ngừng làm gì? Tiếp tục làm gì?"
     • "Về các bước tiếp theo, ai sẽ chịu trách nhiệm? Thời hạn là khi nào?"

Các trường hợp ứng dụng¶

Trường hợp 1: Cuộc họp tổng kết dự án

• Trọng tâm: Tổng kết một dự án phức tạp vừa hoàn thành với cả thành công và thất bại.
• Áp dụng ORID:
  • O: "Hãy cùng xem lại dữ liệu dự án: So với kế hoạch ban đầu, thời gian giao hàng cuối cùng bị trễ bao lâu? Ngân sách vượt bao nhiêu? Chỉ số hoạt động của người dùng là bao nhiêu?"
  • R: "Trong tuần dự án bị trễ nhất, cảm xúc chung của mọi người lúc đó như thế nào?"
  • I: "Từ sự chậm trễ này, bài học quan trọng nhất mà chúng ta học được về 'giao tiếp liên phòng ban' là gì?"
  • D: "Để tránh các vấn đề tương tự trong tương lai, chúng ta quyết định rằng trong tất cả các dự án liên phòng ban, phải thiết lập rõ ràng ma trận RACI ngay từ giai đoạn khởi động. Việc này sẽ do Văn phòng Quản lý Dự án đảm nhiệm và hoàn thành trước cuối quý tới."

Trường hợp 2: Buổi chia sẻ học tập của nhóm sau khi đọc sách

• Trọng tâm: Các thành viên trong nhóm chia sẻ những bài học sau khi cùng đọc cuốn "The Lean Startup."
• Áp dụng ORID:
  • O: "Đối với bạn, đâu là khái niệm, câu chuyện hoặc câu nói ấn tượng nhất trong cuốn sách?"
  • R: "Khi đọc về khái niệm 'MVP', bạn nhớ đến sản phẩm thất bại nào của chính chúng ta? Lúc đó bạn cảm thấy thế nào?"
  • I: "Nguồn cảm hứng lớn nhất và thách thức quan trọng nhất từ các ý tưởng cốt lõi của cuốn sách đối với quy trình phát triển sản phẩm hiện tại của chúng ta là gì?"
  • D: "Chúng ta quyết định sẽ thử nghiệm 'landing page MVP' cho việc phát triển tính năng mới tiếp theo. Quản lý sản phẩm Tiểu Vương sẽ chịu trách nhiệm triển khai trong vòng hai tuần tới."

Trường hợp 3: Cuộc họp hòa giải sau xung đột trong nhóm

• Trọng tâm: Giúp hai đồng nghiệp từng xung đột do bất đồng công việc tham gia vào cuộc đối thoại cởi mở và mang tính xây dựng.
• Áp dụng ORID:
  • O: Người điều phối hướng dẫn cả hai bên trình bày khách quan: "Chính xác điều gì đã xảy ra trong cuộc họp chiều hôm qua? Bạn đã nói gì? Anh ấy đã nói gì?" (Chỉ trình bày sự kiện, không đưa ra đánh giá).
  • R: "Khi nghe người kia nói như vậy, bạn cảm thấy thế nào trong lòng? (Bạn cảm thấy bị oan ức, hiểu lầm, tức giận?)"
  • I: "Theo bạn, nhu cầu thực sự quan trọng nhưng chưa được bày tỏ đằng sau xung đột này là gì? Điều này có ý nghĩa như thế nào đối với mối quan hệ làm việc trong tương lai của bạn?"
  • D: "Cả hai bạn sẵn sàng cam kết thay đổi hành vi nào để hợp tác hiệu quả hơn trong tương lai?"

Ưu điểm và thách thức của ORID¶

Ưu điểm cốt lõi

• Nâng cao độ sâu và chất lượng cuộc họp: Thông qua kỹ thuật điều phối có cấu trúc, đảm bảo các cuộc thảo luận đi sâu hơn, chạm đến các vấn đề cốt lõi.
• Đảm bảo sự tham gia đầy đủ: Thiết kế của bốn cấp độ, đặc biệt là O và R, tạo ra cơ hội an toàn và dễ tiếp cận để các thành viên ít nói hoặc hướng nội có thể chia sẻ.
• Xây dựng sự đồng thuận trong nhóm: Bắt đầu từ một cơ sở sự thật chung và dần tiến tới quyết định chung sẽ thúc đẩy mạnh mẽ việc xây dựng sự đồng thuận trong nhóm.
• Tính ứng dụng cao: Có thể áp dụng gần như trong mọi tình huống cần đối thoại sâu sắc, như tổng kết dự án, thảo luận chiến lược, xây dựng nhóm, và chia sẻ đào tạo.

Thách thức tiềm ẩn

• Yêu cầu cao về kỹ năng điều phối: Thành công của ORID phụ thuộc rất nhiều vào mức độ thành thạo quy trình và thiết kế câu hỏi kỹ lưỡng của người điều phối. Một người điều phối giỏi là linh hồn của một cuộc thảo luận theo phương pháp ORID.
• Tốn nhiều thời gian: Một cuộc thảo luận ORID sâu sắc đòi hỏi nhiều thời gian và không phù hợp với các tình huống cần ra quyết định nhanh chóng và khẩn cấp.
• Yêu cầu sự cam kết của người tham gia: Yêu cầu tất cả người tham gia sẵn sàng tuân theo cấu trúc và tham gia chia sẻ cởi mở, trung thực.

Mở rộng và liên kết¶

• Action Research (Nghiên cứu hành động): ORID là một công cụ thực hành cực kỳ hiệu quả cho giai đoạn "Phản tư" trong nghiên cứu hành động.
• Appreciative Inquiry (Khám phá tích cực): ORID có thể kết hợp với các nguyên tắc của phương pháp Khám phá Tích cực bằng cách thiết kế các câu hỏi ORID mang tính tích cực tập trung vào điểm mạnh và trải nghiệm thành công để dẫn dắt một cuộc thảo luận tích cực, mang lại năng lượng.

Tham khảo: Phương pháp thảo luận tập trung ORID được phát triển bởi Viện Các Vấn đề Văn hóa (ICA Canada) vào những năm 1970 và là một trong những công cụ cốt lõi trong chuỗi phương pháp điều phối "Công nghệ Tham gia (ToP)" của họ. "Thắng lợi thông qua Tham gia" của Laura Spencer và "Nghệ thuật của Cuộc trò chuyện Tập trung" của R. Brian Stanfield là những tài liệu tham khảo có độ tin cậy cao về phương pháp này.